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Image by John Salvino

Utiliser Zoom en toute sécurité pour la thérapie en ligne

par Heather Dingle

 

 

En expérimentant diverses plates-formes, nous avons constaté que Zoom est actuellement ce qui fonctionne le plus efficacement pour transmettre de la musique en direct lors d'un appel vidéo, ainsi que pour fournir les options de sécurité que nous recherchons sur une plate-forme en ligne. 

 

Cependant, Zoom a récemment reçu une attention négative pour les "bombes zoom" - où un appelant non invité accède à une réunion. Au mieux, vous avez un étranger dans votre appel, susceptible d'entendre des informations confidentielles. Au pire, l'intrus peut partager des images indésirables via des options de partage de fichiers et d'écran. 

 

Bien que cela ressemble, et soit, une énorme préoccupation pour les thérapeutes qui souhaitent fournir un environnement thérapeutique sûr à leurs clients, il existe de simples changements de sécurité que vous pouvez utiliser dans vos appels pour vous assurer de maintenir un contrôle numérique sur qui entre dans votre thérapie. 'chambre'. 

 

Nous ne pouvons assumer la responsabilité des problèmes de sécurité que vous pourriez rencontrer lors de vos sessions, mais nous espérons que cela vous aidera à réfléchir aux meilleurs moyens de protéger vos clients ! 


Mise en place d'une session

 

Horaire 

 

Lorsque vous vous connectez à votre compte Zoom, vous verrez l'option "Planifier", probablement dans le coin inférieur gauche de votre menu. Lors de la planification d'une réunion, nous recommandons :

 

  • Utilisez les initiales plutôt que le nom complet du client dans le nom de la réunion

  • Assurez-vous que "mot de passe de réunion requis" est coché (cela est généralement automatique sur les versions gratuites de Zoom)

  • Soyez conscient des options de calendrier sélectionnées car iCal et Google Agenda synchroniseront vos informations de réunion avec les autres applications de votre ordinateur, qui peuvent ne pas être conformes au RGPD 

  • Sous "Options avancées", assurez-vous que "Activer la salle de réunion" est sélectionné et que "Activer la participation avant l'hôte" est désélectionné. 

  • Selon le consentement que vous avez obtenu et votre façon de travailler, sélectionnez ou désélectionnez l'option "enregistrer automatiquement sur l'ordinateur local". 

 

Partager

 

Après avoir créé la réunion pour votre session en ligne et cliqué sur "planifier", les détails de la réunion à sélectionner et à copier s'afficheront. Pour que la réunion soit aussi sécurisée que possible, nous vous recommandons :

 

  • Attendez de partager les informations de connexion de la réunion Zoom peu de temps avant votre session (cela réduit les chances qu'un tiers ait accès à l'identifiant et au mot de passe de la réunion)

  • Assurez-vous que vous disposez d'un numéro de téléphone ou d'une adresse e-mail à jour pour votre client ou son parent/tuteur afin de partager les détails de connexion de l'appel Zoom

 

Mot de passe

 

Les versions les plus récentes de Zoom semblent toujours fournir un mot de passe pour chaque réunion. Cependant, si vous utilisez une version plus ancienne, vous devez vous assurer qu'elle est sélectionnée lorsque vous planifiez une réunion. Sachez que les participants n'ont pas besoin d'un mot de passe pour rejoindre s'ils rejoignent via le lien que vous fournissez dans l'invitation.

 

En séance

 

Lorsque vous avez cliqué sur "Démarrer la réunion" pour votre session, un écran vidéo de votre visage s'affiche. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être cliquer sur "Démarrer la vidéo" et joindre l'audio". Au bas de l'écran, vous verrez différentes options. Les plus importants sont la « sécurité » et les « participants ». Vous pouvez également utiliser 'partager l'écran' et 'enregistrer'. 

 

SALLE D'ATTENTE

 

Cliquez sur « participants » et une barre blanche indiquant votre propre nom s'affichera. Lorsque votre client clique sur le lien pour rejoindre la réunion, vous verrez son nom apparaître. Sachez que certaines personnes n'ont pas leur compte Zoom lié à un nom, vous pouvez donc voir un numéro de téléphone ou une sélection aléatoire de lettres et de chiffres. Cliquez sur « Admettre » pour autoriser le client à participer à la réunion. Si quelqu'un d'autre essaie également de participer à la réunion, il apparaîtra sur cette liste et ne pourra pas entrer tant que vous n'aurez pas cliqué sur "admettre". C'est pourquoi l'activation d'une salle d'attente est si importante lorsque vous planifiez votre réunion !

 

Bloquer

 

Une fois que votre client a rejoint la session, cliquez sur "sécurité" et sélectionnez "verrouiller la réunion". Cela empêchera quiconque d'utiliser le lien, et est l'équivalent Zoom de mettre le pêne dormant en travers de la porte ! 

 

Cependant, la fonction de verrouillage empêche les personnes de rejoindre mais pas de quitter. Il sera toujours possible pour vous ou votre client de quitter instantanément la réunion si vous en avez besoin. 

 

Sachez que si votre client perd la connexion Internet et doit rejoindre la réunion, vous devrez déverrouiller la réunion en utilisant ce même processus avant qu'il puisse rejoindre.

 

Sécurité

 

Cela sera probablement désélectionné en standard dans votre appel, mais vous voudrez désactiver le « chat » et le « partager l'écran » dans le menu « Sécurité ». Cela garantit que personne ne peut partager de contenu à l'exception de l'hôte (vous !), soit en le partageant sur son propre écran, soit en envoyant les fichiers via l'option de chat. 

 

Enregistrement

 

Si vous avez obtenu votre consentement, vous souhaiterez peut-être enregistrer vos sessions à l'aide de la fonction d'enregistrement sur Zoom. Il y a des arguments pour et contre cela, mais cela peut être utile pour des raisons de sauvegarde. Assurez-vous que le client et le parent/soignant ont donné leur consentement écrit si vous le faites. 

 

Pour enregistrer, cliquez simplement sur l'option "enregistrer" dans le menu en bas de l'écran. Lorsque vous terminez la réunion, les fichiers seront téléchargés sur votre ordinateur sous forme de fichiers vidéo et audio. Assurez-vous de stocker ces fichiers de manière conforme au GDPR dès qu'ils ont été téléchargés. 

 

De conclure

 

Cela peut sembler beaucoup de réflexion, mais après une ou deux réunions, cela deviendra une seconde nature. Vous vous sentirez beaucoup plus en contrôle de vos limites thérapeutiques en sachant que vous êtes en mesure de protéger votre client et vous-même des visiteurs indésirables pendant vos séances, afin que vous puissiez continuer à soutenir votre client dans un environnement thérapeutique sécuritaire !

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